Immer besser texten

E-Mail-Management (1): Shut up, Outlook!

Seltsam, was ich auf meinen E-Mail-Seminaren feststelle: Alle klagen darüber, ständig von E-Mails unterbrochen zu werden. Frage ich aber nach, wer den E-Mail-Alert deaktiviert hat, meldet sich kaum jemand.

Daher die erste Maßnahme für ein gesundes E-Mail-Management: Sich nicht mehr von seinem Posteingang gängeln lassen.Bringen Sie Outlook und Co. zum Schweigen – akustisch UND optisch!

So tun Sie es in Outlook: Options > E-Mail Options > Advanced E-Mail Options

Hier 3 gute Gründe dafür:

1. Unterbrechungen machen kirre

Eine Studie der University of California untersuchte das Arbeitsverhalten von über 1000 Büroarbeitern aus verschiedenen Branchen. Hier die Ergebnisse:

  • Wir werden im Schnitt alle 11 Minuten unterbrochen, meistens von einer E-Mail.
  • Wir brauchen etwa 3 Minuten, bis wir wieder reinkommen, wenn überhaupt, denn:
  • Wir wenden uns im Schnitt erst nach 25 Minuten wieder unserer ursprünglichen Aufgabe zu.

Aus diesen Zahlen lässt sich viel ableiten, unter anderem: Der E-Mail-Alert gehört zu den größten Stress-Erzeugern und Effektivitätskillern.

2. Unterbrechungen machen doof

Multitasking war nie: Wer zu viel gleichzeitig macht, bezahlt dies mit schnell nachlassender Konzentration und Denkleistung. Es kursiert das Gerücht einer Studie: Zwei Versuchsgruppen sollten eine Aufgabe lösen: Die einen waren bekifft, die anderen wurden ständig unterbrochen. Die Bekifften schnitten weit besser ab.

3. Unterbrechungen machen süchtig

Vielleicht die gefährlichste Folge des E-Mail-Alerts: Unser Gehirn stellt sich auf diese kurzen Konzentrations-Spannen ein und „will“ die Unterbrechung. Haben Sie sich auch schon dabei ertappt, wie Sie  – obwohl mitten in einer Aufgabe – plötzlich in den Posteingang springen? Völlig unbewusst und ohne äußeren Anlass?

Angesichts dessen, was der E-Mail-Alert anrichtet, sollte vor dem Öffnen jedes Mail-Programms der Warnhinweis stehen:

E-Mail-Alerts schaden Ihrer geistigen Gesundheit!
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