Solange sich kein Psychologe ernsthaft damit befasst, was eine kurze Internet-Recherche ergeben hat – mögen meine Hausmittel helfen, sich der Magie des Posteingangs zu entziehen:

Ideale Abruf-Zeiten festlegen

Klar: Ein Service-Mitarbeiter muss öfter seine Mails checken als ein Texter oder Gemeindepfarrer. Global Vernetzte müssen ihre Reaktionszeiten an die verschiedenen Zeitzonen anpassen. Trotz alledem. Es wird ideale Uhrzeiten geben, in denen die Reaktionszeiten angemessen sind und sich das Volumen gleichmäßig verteilt. Je nach Natur Ihres Jobs sind es 2 bis maximal 10 Uhrzeiten am Tag. Wer sich, wie ich, nicht auf diese Uhrzeiten disziplinieren kann, dem möge Folgendes helfen:

Outlook und Co. schließen

Einfach Strg + Q, dann ist Ruh. Der Blick fällt dann nicht mehr „aus Versehen“ aufs Mailfenster oder auf die Statusleiste. Damit zwinge ich mich, den Posteingang  wieder BEWUSST zu öffnen.

Timer stellen

Auch das reicht manchmal nicht, weil wir schon auf extrem kurze Konzentrationsspannen konditioniert sind, dank E-Mail-Alert und anderen Unterbrechern.

Ich habe mir eine Timer-App besorgt – eine Arbeits-Eieruhr für den PC. Damit stelle ich mir die Zeit ein, die ich konzentriert arbeiten will. Erst wenn die um ist, darf ich wieder andere Dinge tun. Bei mir funktioniert das prima.

Genussvolle Pausen in der Kohlenstoffwelt einlegen

Oft steht hinter unserem zwanghaften Bedürfnis nach neuem digitalem Futter die Sehnsucht nach: Ablenkung, Bewegung, Plaudern, Spaß, Getränken, frischer Luft – und wir bemerken sie nicht einmal, weil wir uns an den PC haben fesseln lassen. Also: Einfach aufstehen und ein paar Minuten das Leben genießen! Raus Brüder und Schwestern, zur Sonne, zur Freiheit!

Dann lässt die digitale Neu-Sucht deutlich nach.

Daher die erste Maßnahme für ein gesundes E-Mail-Management: Sich nicht mehr von seinem Posteingang gängeln lassen.Bringen Sie Outlook und Co. zum Schweigen – akustisch UND optisch!

So tun Sie es in Outlook: Options > E-Mail Options > Advanced E-Mail Options

Hier 3 gute Gründe dafür:

1. Unterbrechungen machen kirre

Eine Studie der University of California untersuchte das Arbeitsverhalten von über 1000 Büroarbeitern aus verschiedenen Branchen. Hier die Ergebnisse:

• Wir werden im Schnitt alle 11 Minuten unterbrochen, meistens von einer E-Mail.
• Wir brauchen etwa 3 Minuten, bis wir wieder reinkommen, wenn überhaupt, denn:
• Wir wenden uns im Schnitt erst nach 25 Minuten wieder unserer ursprünglichen Aufgabe zu.

Aus diesen Zahlen lässt sich viel ableiten, unter anderem: Der E-Mail-Alert gehört zu den größten Stress-Erzeugern und Effektivitätskillern.

2. Unterbrechungen machen doof

Multitasking war nie: Wer zu viel gleichzeitig macht, bezahlt dies mit schnell nachlassender Konzentration und Denkleistung. Es kursiert das Gerücht einer Studie: Zwei Versuchsgruppen sollten eine Aufgabe lösen: Die einen waren bekifft, die anderen wurden ständig unterbrochen. Die Bekifften schnitten weit besser ab.

3. Unterbrechungen machen süchtig

Vielleicht die gefährlichste Folge des E-Mail-Alerts: Unser Gehirn stellt sich auf diese kurzen Konzentrations-Spannen ein und „will“ die Unterbrechung. Haben Sie sich auch schon dabei ertappt, wie Sie  – obwohl mitten in einer Aufgabe – plötzlich in den Posteingang springen? Völlig unbewusst und ohne äußeren Anlass?

Angesichts dessen, was der E-Mail-Alert anrichtet, sollte vor dem Öffnen jedes Mail-Programms der Warnhinweis stehen:

E-Mail-Alerts schaden Ihrer geistigen Gesundheit!
Besser deaktivieren?

Als braver Gläubiger habe ich stets rechtzeitig meine Zunge kontrolliert, wenn mein Bauch „Sinn machen“ sagen wollte.

Erst Hermann Scherer hat mich von diesem Zwang befreit und mein Bauchgefühl bestätigt. In seinem Buch Glückskinder macht er für alle offensichtlich: Sinn “ergibt” sich nicht einfach. Das ist viel zu passiv! Man kann sehr wohl Sinn machen: Aus vorhandenem Wissen neue inspirierende Gedanken schaffen, die wiederum unser Verhalten, unser Handeln, unsere Welt verändern. Sinn ist herstellbar: durch kraftvolles Vordenken, durch kreatives Spiel und vor allem durch aufrichtigen Dialog.

Was ist der Unterschied zwischen Wissen und Sinn? Wissen ist passives Potential, es hält mich in der Schlinge des Zweifels, im Hin und Her, im Pro und Contra. Sinn hingegen liefert die Energie, etwas zu tun. Sinn beseelt. Sinn machen macht also Sinn.

1. Gründergeschichte: Wie ist das Unternehmen entstanden? Hat der Gründer / die Gründerin an der Lösung eines Problems getüftelt? Gegen welche Herausforderung ist das Unternehmen damals angetreten? Was sagt das heute noch über das Selbstverständnis des Unternehmens aus?
2. Nutzen: Wem kommen die Leistungen des Unternehmens zugute? Was genau tut es für seine Kunden, welche Versprechen will es unbedingt halten? Welche überzeugenden Beweise gibt es dafür? (Zahlen, Abläufe, Normen, Auszeichnungen?) Welchen Nutzen stiftet das Unternehmen noch – für Umwelt, Kultur, Soziales, Lokales, Region, Mitarbeiter?
3. Mitarbeiter: Wie viele Mitarbeiter kümmern sich um die Kunden, wie viele entwickeln und produzieren, wie viele kontrollieren Qualität und Sicherheit? Lassen sich diese Tätigkeiten konkret und interessant beschreiben?
4. Vision: An welche Zukunft glaubt das Unternehmen? Wie will es diese Zukunft erschaffen?
5. Wandel: Was tut das Unternehmen schon jetzt für diese Zukunft? Welche Veränderungen bringt es auf den Weg, um den Kunden noch mehr zu bieten? Lassen sich bereits konkrete Schritte benennen?
6. Format: Warum immer dicke Absätze im Fließtext? Ginge vielleicht auch: ein Frage-Antwort-Spiel, ein Quiz, 10 Dinge auf die wir stolz sind, oder unsere Unternehmenswelt in spannenden Zahlen oder oder oder?

Niemand will einen Überseekoffer in der Kabine eines Flugzeugs, und was als Bordgepäck gilt, ist genau bemessen. So auch meine Redezeit auf Veranstaltungen.

Wenn ich meinen Vortrag skripte, gerate ich weder in Versuchung noch in Gefahr, denn: Was ins Zeitfenster passt, lässt sich genau berechnen:

• 120 Worte pro Minute – so viel können wir rüberbringen. Dabei sind schon berücksichtigt: Sprechpausen, zehn Prozent Puffer und eine etwas langsamere Sprechgeschwindigkeit, wie vor größerem Publikum ratsam.
• Diese Wortmenge passt prima in 14-Punkt-Schrift auf eine A5-Seite. Die ist wiederum das ideale Format, wenn ich den Vortrag ablesen, aber nicht hinter großen Blättern verschwinden will.
• Ich formatiere meinen Vortragstext so, dass 1 Minute Redezeit auf eine Seite passt. Dann habe ich die Zeit stets im Blick.
• Wenn ich aber auf diese Weise den Vortrag skripte, bin ich schneller, als wenn ich für einen frei gehaltenen Vortrag recherchiere. Weil ich ständig die Größe des Koffers vor mir sehe, krame ich nur die wesentlichen Dinge hervor und packe ihn schneller.

Der Koffer ist IMMER zu klein, doch die gute Nachricht liegt im Umkehrschluss: Es wird viel weniger Stoff verlangt als ich mir einbilde liefern zu müssen. Je ernster ich die Redezeit nehme, desto geringer und direkter ist meine Recherche, weil ich weiß: In fünf Minuten passt entweder ein grober Überblick oder ein Detail mit drei Aspekten. Das kann ich vorher entscheiden, den Rest spare ich mir.

In meinem Seminar lernen wir genauer, wie viel an Thesen, Argumenten und Informationen wir innerhalb einer bestimmten Redezeit unterbringen können. Das reduziert den Vorbereitungsaufwand beträchtlich.

1)    Der Schluss zwingt mich zur Klarheit. Was will ich mit dem Vortrag überhaupt? Soll das Publikum danach etwas tun? Soll es sich bestätigt fühlen? Soll es neues Wissen anwenden? Wohin also will ich mein Publikum führen? Die letzten 5–15 Sätze packen den Vortrag ein, fassen die wichtigsten Argumente und Informationen zusammen, sie sagen dem Publikum, was es buchstäblich „damit anfangen“ soll.

2)    Der Schluss ist der wichtigste Teil des Vortrags: Hier entscheidet sich, was mein Publikum mitnimmt und mit welcher Wucht sich meine Thesen, Argumente oder Appelle einprägen. Daher überlasse ich gerade beim Schluss nichts dem Zufall: Soll er einprägsame Bilder liefern? Soll er provozieren? Soll er die Leute fröhlich stimmen? Darüber nachzudenken lohnt am allermeisten.

3)    Ist der Schluss im Kasten, fällt das Aussieben leichter: Was führt direkt zum Vortragsziel, was kann raus? Dies verkürzt meine Recherche, und der Hauptteil mit meinen Argumenten und Beispielen bekommt im Nu eine solide Struktur.

4)    Den passenden Anfang zu finden fällt mir ebenfalls leichter. Oft passt etwas, das ich am Schluss noch mal aufgreife: Ist-Zustand am Anfang, Vision am Schluss. Steile These am Anfang, Stützpfeiler dazu am Schluss. Dringende Frage am Anfang, beste Antwort darauf am Schluss. So schließt sich der Kreis und die Zuhörer erleben einen runden Vortrag.

Es gibt unzählige Möglichkeiten, einen Vortrag zu beenden. Auf meinem Seminar lernen wir die wichtigsten Strategien. Sie inspirieren zur eigenen Lösung. Denn beim Schluss gilt: Je weniger er den 08/15-Schlüssen ähnelt, desto besser.

Jeder Vortrag hat eine Aufgabe, meistens eine von diesen:

• Den Zuhörern neues Wissen erschließen.

• Den Zuhörern zu einer guten Entscheidung verhelfen.

• Die Zuhörer von der Richtigkeit eines Anliegens überzeugen.

• Den Zuhörern die Kraft geben, das Richtige zu tun.

„Das Publikum ist der Held“, sagt Nancy Duarte in ihrem wundervollen Buch Resonate, „nicht Du! Du bist der Mentor, der dem Helden hilft.“ Nach Deinem Vortrag soll das Publikum handeln – von einer höheren, besser informierten Ebene aus.

Daher: Vergiss Dein Brillantseinwollen und konzentriere Dich auf Deine Aufgabe. Für mich eine schwere geistige Disziplin, denn: Sobald ich mit einem Vortrag betraut werde, kommen sofort die Bilder von MIR, WIE TOLL ICH VOR DEM PUBLIKUM SEIN WILL. Diese Bilder lenken von der Aufgabe ab, sie gilt es zu verscheuchen. Das gelingt nur, wenn ich die Aufgabe ernst nehme und mich minutiös auf sie vorbereite. Dann schrumpelt der Narziss wieder zusammen.Und ich kann meine Aufgabe erfüllen.

Zuerst hatte ich mich gesträubt, das Seminar überhaupt zu entwickeln. Rhetoriktrainer gibt es Tausende, was sollte ich da noch? Aber Herr Dr. Schönfelder von der Kassenärztlichen Vereinigung Westfalen-Lippe blieb unschlagbar hartnäckig: Man wolle genau mich. „Warum?“, fragte ich. „Weil jemand von der schreibenden Zunft andere Impulse setzen kann.“ Ach echt? Was meinte er? Ich bestellte mir ein paar Dutzend Rhetorik-Ratgeber.

Beim Lesen dämmerte mir, was Herr Schönfelder gemeint haben könnte. Den meisten Büchern fehlte es an System: Millionen von Tipps, aber wenig Zusammenhang, wenig Orientierung, keine klare Linie. Es klang im Ohr, als würden Mama und Papa ständig auf dich einreden.

Ich traf nur auf wenige Ausnahmen – allesamt von Nicht-Rhetorikern: Sie fummelten nicht an der Persönlichkeit ihrer Leser herum, sondern konzentrierten sich auf Sprache und Dramaturgie.

Das musste es sein, was Herr Schönfelder suchte –  und daraus schnürte ich ein ehrliches Paket: An einem einzigen Seminartag lassen sich weder Stimme noch Haltung noch Körpersprache nachhaltig verbessern. Was aber geht: Einen wasserdichten Leitfaden liefern für die Vorbereitung von Vorträgen. Damit könnten die Teilnehmer souverän entscheiden, welchen Arbeitsschritt sie gerade brauchen. So gewinnen sie Sicherheit und Sinn für Ökonomie. Dies ist der Hauptnutzen des neuen SchreibSchwung-Seminars. Appetitanregende Tipps daraus gibt’s in den nächsten Posts.

Warum, frage ich, wird auf Rhetorikseminaren so viel an äußeren Stilmitteln wie Stimme, Gestik, Medieneinsatz gearbeitet – und so wenig an der Sprache?

Liegt es an dieser überall herumzitierten Studie, wonach sich nur 7 Prozent durch den Wortlaut kommunizieren und 93 Prozent über Stimme, Körperpräsenz und Lebenszustand? Ich bezweifle diese Studie zutiefst, vor allem den Umkehrschluss: „Du kannst jeden Mist erzählen, solange der Rest gut rüberkommt.“

Vielmehr erlebe ich: Wenn mir die redende Person eine gute Geschichte erzählt, meine heimlichen Fragen aufgreift und mich zu neuen Fragen führt, dann bleibe ich interessiert. Auch dann, wenn sie sich mal am Kopf kratzt oder verspricht.

Ich selber bin froh, dass ich auf dem Podium lange Hosen trage: Ab 20 Leuten Publikum schlottern mir die Knie. Trotzdem sprechen mich Menschen noch Monate später auf das an, was ich “auf diesem Vortrag so treffend gesagt” habe.

Also muss ich innerhalb der 7 Prozent etwas richtig gemacht haben, was die weniger optimalen 93 Prozent wieder wettmacht. Was das war? Ich strukturiere und skripte meine Vorträge. Je mehr Publikum, je wichtiger der Anlass, desto minutiöser gehe ich dabei vor. Ich achte stärker auf den Sitz meiner Sprache als auf den Sitz meines Anzugs.

Und vor allem: Gute Sprache macht mich sicherer und sorgt dafür, dass die übrigen
93 Prozent die nötige Wirkkraft entfalten. Gute Sprache wirkt von innen nach außen.

Das war mein Erfolgsgeheimnis. Nie dachte ich daran, es mit anderen zu teilen. Ich hielt es nicht für repräsentativ. Dann kam eine Anfrage: Ob ich mir vorstellen könnte, ein Seminar darüber zu geben, wie man spannende Vorträge vorbereitet. Davon in den mehr in den nächsten Posts.

Scheinvorteil 1: Bullshit ist billig

Bullshit zu texten geht leicht von der Hand: Ich muss nur die gängigen Phrasen neu kombinieren. Ein bullshit-freier Text hingegen ist um ein Vielfaches aufwändiger. Er braucht konzentrierte Nachdenkzeit, die mir selbst der beste externe Texter nicht abnehmen kann. Bestenfalls wirft er mir Fragen zu: Wer sind Sie (wirklich)? Was machen Sie (wirklich)? Wodurch unterscheiden Sie sich (wirklich) von Ihren Mitbewerbern? Wie nützen Sie Ihren Kunden (wirklich)? Und plötzlich reden wir nicht mehr über den anstehenden Text, sondern über Grundsätzliches: Geschäftsmodell, Positionierung, Persönlichkeit. Das ist anstrengend, oft ängstigend. Warum also nicht lieber Bullshitten? Das schafft mir schnell eine glänzende Oberfläche und ich habe meine Ruhe.

Einwand: Irgendwann glaube ich meinen Bullshit selbst, halte ihn für die Realität. Das geht gefährlich schnell. Achten Sie beim nächsten Gespräch mit „Kreativen“, Marketingleuten oder Politikern einmal darauf: Wie viele von ihnen stecken in ihrem eigenen „Bullshit-Tunnel“? Kann auf Dauer Erfolg haben, wer Bullshit mit der Realität verwechselt?

Mich zu fragen, was ich wirklich, wirklich schreiben will, kann mir die Realität zurückbringen. Es ist harte Arbeit, sich ihr anzunähern und in ihr überzeugend zu bestehen. Doch wer diesen Prozess durchläuft, der hat eine solide Basis, der kann auch überzeugend verkaufen. Es gibt Unternehmen, die strömen den Duft der Wahrhaftigkeit aus. Das macht sie auch ohne großes Werbebudget unwiderstehlich.

Scheinvorteil 2: Bullshit ist kurzfristig erfolgreich

„Geschäfte, auf höchstem Niveau, sind Täuschung“, sagt eine Hauptfigur in Joseph Finders amüsantem Roman Goldjunge. Für denjenigen, der Business für Krieg hält, gehört absichtliches Bullshitten zum Arsenal der Kriegslisten. Immer dann, wenn mit Worten verwirrt, geblendet, eingeschläfert, hingehalten oder verschleiert werden soll, ist Bullshit im Spiel. Man kann damit eine gute Weile die Stellung halten. Wie sonst ist zu erklären, dass die mächtigsten Menschen und Unternehmen fast immer die größten Bullshitter sind?

Einwände: … habe ich zwei, der eine ist philosophisch, der andere pragmatisch. Zum Philosophischen: Ich muss mich entscheiden, ob ich das Paradigma des Krieges, des Alles-oder-Nichts-Wettbewerbs, annehmen will. Im Allgemeinen gilt seit Menschheitsbestehen: Kriege verschleißen Ressourcen und produzieren mehr Elend als Wert.

Die pragmatische Einwand: Jede Täuschung fliegt irgendwann auf. Bin ich dann reich genug, um auf das einst erworbene Vertrauen verzichten zu können? Bullshitten, ob absichtlich oder aus Versehen, ist eine Abbuchung vom Vertrauenskonto. So lange das Vertrauen im Plus ist, kann ich winzigste Abbuchungen vornehmen, denn Vorsicht: Der Wechselkurs zwischen Vertrauen und Täuschung ist nicht 1:1, eher 1:100. Es ist hundertmal schwerer, Vertrauen zu erregen als Misstrauen.

Scheinvorteil 3: Bullshit klingt „seriöser“

Ein typischer Dialog aus meinen Schreibseminaren:

Teilnehmer: „Das kann ich so nicht schreiben!“
Ich: „Warum nicht?“
Teilnehmer: „Das klingt doch … viel zu einfach!“
Ich: „Ist es nicht schön, wenn Sie auf Anhieb verstanden werden?“
Teilnehmer: „Aber dann nimmt uns doch keiner mehr ernst!“

Also wird heiße Luft in den Text geblasen – bis jeder Satz dem Leser entgegenwankt wie ein Wabbelmonster. Die Angst, nicht ernst genommen zu werden, verbannt die Leichtigkeit aus fast allen gesellschaftlichen Bereichen: aus der Politik, aus der Verwaltung, aus der Wirtschaft. Zudem sind diese Bereiche frei von Humor und Selbstironie. Witze über uns selbst? Können wir uns nicht leisten.

Bullshitten verleiht mir das entsprechende Gewicht, denken viele hierzulande, und so schreiben sie dann auch.

Einwände: Die Leser müssen aufgepumpte Texte rückübersetzen in einfache, begreifbare Sachverhalte. Auch wenn sie darin geübt sind: Sie verschleißen damit ihre mentalen Ressourcen. Aus einem Meer von Bullshit den Sinn herauszufischen macht müde. Die Informationsflut steigt an – und damit die Sehnsucht nach einfachen, gehaltvollen Texten.

Erinnern wir uns, was in den größten Bullshit-Produktionsstätten unseres Landes passiert: den Universitäten. Dort wagt es kein Wissenschaftler, einfach und verständlich zu schreiben, aus Angst, man könne ihm „Unwissenschaftlichkeit“ nachweisen. Die Folge davon: Deutsch hat seine Bedeutung als Wissenschaftssprache verloren. Den Geisteswissenschaften gelingt es kaum noch, ihre Relevanz zu beweisen und sich international zu profilieren. Und bei den Naturwissenschaften hört man häufig: „Die Entdeckungen machen wir – das Geld damit die anderen.“ Man habe halt irgendwie ein Vermittlungsproblem. Wohl wahr. Markus Reiter hat diese Malaise auf spiegel-online eindringlich beschrieben.

Nebenbei bemerkt: Mein Unternehmen SchreibSchwung dient oft als Reha-Klinik für Menschen, die nach zu langem Uni-Aufenthalt an chronischer Schreib-Diarrhö leiden. Nach kurzem Aufenthalt können sie wieder in die normale Berufswelt eingegliedert werden.

Scheinvorteil 4: Bullshit ist normal

Alle produzieren Bullshit; alle halten ihn aus. Diese Toleranzkultur hat etwas für sich: Wir gestehen allen ein bisschen Flunkern, Aufschneiderei und Langweilerei zu, um selbst das Gleiche tun zu dürfen. Wer bullshittet, wird in der Regel weder geoutet noch sanktioniert. Er fällt nicht auf und rüttelt nicht am gemütlichen Mittelmaß.

Einwände: … habe ich zwei.

1)    Auffallen war einmal das Hauptziel allen Marketings. Wer auf Bullshit verzichtet, fällt auf, vielleicht nicht sofort, aber allmählich und dann dauerhaft. Ich – ganz Otto Normalleser merke das an meinem Sortierverhalten bei Newsletter-, Info- oder Werbe-Mails: Wer bullshittet, kommt sofort unter die Ungelesen-Löschen-Regel. Wer aus dem Infomüll herausragt mit Texten, die meine Sinne anregen und Sinn ergeben, erhält meine Gnade und jedes Mal etwas mehr Aufmerksamkeit.

2)    Die Toleranz für Bullshit gilt nur dann, wenn er sich an die anonyme Masse wendet: So hinterlässt man ihn gern in Hochglanzbroschüren, Serienbriefen, Websites, Werbespots und anderen „großen Auftritten“. Wenn jedoch ein einzelner Mensch vor mir steht, sinkt die Bullshit-Toleranz: Er will Klartext von mir hören, sonst schaut er mich schief an. In den sozialen Medien herrscht Eins-zu-Eins-Kommunikation und sie setzen neue Maßstäbe: Das Unternehmen soll reden und schreiben wie ein einzelner Mensch. „Märkte sind Gespräche“ formulierten 1999 einige Internet-Vordenker im Cluetrain-Manifest. Damals klang das noch hippie-humanistisch, heute ist es Realität. Was das für Unternehmen bedeutet, untersucht Sascha Lobo in seiner Kolumne auf spiegel-online:
„ … es gibt zumindest eine kleine Chance, dass Unternehmen, die sich im Internet wie Menschen verhalten müssen, auch sonst menschlicher werden. Ob diese Entwicklung direkt zum Kuschelkapitalismus mit menschlichem Antlitz führt, wird sich in der Zukunft zeigen.“

Eine Wette auf die Zukunft also? Man kann auf die Zukunft warten oder sie erschaffen. Texte, die Glaubwürdigkeit, Leichtigkeit, Selbstironie und Klarheit vermitteln, könnten einen ansteckenden Charme entwickeln. Darauf setze ich.